¿Qué se entiende por factura electrónica?

La factura electrónica tiene la misma eficacia legal que las de papel y su implementación puede ser muy sencilla gracias a un sistema de facturación online.

¿Qué es facturación electrónica Costa Rica?

La factura electrónica es un documento que se envía de forma online tanto al Ministerio de Hacienda en formato XML, como al cliente en formato PDF vía correo electrónico.

El XML (Extensible Markup Language/Lenguaje de Marcas Extensibles) es un formato universal que permite el intercambio de información entre las distintas plataformas existentes.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en Costa Rica?

La factura electrónica en Costa Rica requiere la integración de una firma digital para personas físicas y el Sello Electrónico del Banco Central de Costa Rica para personas jurídicas. La Llave Criptográfica del Ministerio de Hacienda para personas físicas y jurídicas tiene validez únicamente para fines tributarios. Las facturas se deben archivar por un período de 5 años conforme con el artículo 109 del Código de Procedimiento y Normativa Tributaria. El archivo es obligatorio tanto para el emisor como para el receptor.

¿Cuáles son los requisitos para ser facturador electrónico en Costa Rica?

Ser facturador electrónico en Costa Rica se puede lograr en tan solo 4 pasos:

1. Inscríbete como contribuyente en el Ministerio de Hacienda:

   • Regístrate en el portal de Administración Tributario Virtual (ATV).
   • Completa el formulario de creación de cuenta.

2. Regístrate como emisor-receptor:

   • Regístrate Emisor-Receptor en el Registro Único Tributario (RUT) mediante la página del Portal de Administración Tributario Virtual (ATV).

3. Ten tu llave criptográfica:

   • Accede al Portal de ATV y registra la llave criptográfica.

4. Busca un software de facturación de confianza:

   • Utiliza un software de facturación electrónica confiable, como FacturacionApp de Asystec.

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Requisitos mínimos para llenar una factura electrónica en Costa Rica

Para que todas tus facturas electrónicas sean válidas y sirvan como respaldo de los créditos fiscales y gastos deducibles, deben cumplir con estos requisitos mínimos:

• Datos del declarante.
• Que el documento se llame “factura electrónica, “tiquete electrónico” o “nota de crédito electrónica”.
• Numeración consecutiva.
• Clave numérica.
• Llave criptográfica.
• El documento debe enviarse en formato PDF y XML, según lo estipulado por la Administración Tributaria.
• Fecha de emisión del documento electrónico.

¿Cuáles son los tipos de comprobantes electrónicos?

Los comprobantes electrónicos son documentos tributarios generados y transmitidos al momento de vender bienes o servicios y su emisión se lleva a cabo en formato XML. En Costa Rica existen cinco tipos de documentos, según la operación que le corresponda:

• Factura electrónica general.
• Factura electrónica de compra.
• Factura electrónica de exportación.
• Nota de Crédito.
• Nota de Débito.
• Ticket electrónico.
• Acuses de aceptación o rechazo de documentos.

Ventajas de la factura electrónica en Costa Rica

• Disminuyes los costos de operación, bien sea uso de papel, impresión y almacenamiento en bodegas.
• Tienes reportes automáticos a tiempo real que te permitirán conocer toda la situación financiera de tu negocio cuando lo necesites.
• Automatizas procesos y disminuyes errores al momento de crear una factura.
• Aumentas la productividad en tu emprendimiento.
• Todo se almacena en la nube de manera segura y rápida.
• Puedes facturar desde cualquier dispositivo, como laptop, computadora, celular o tablet.

¿Cuáles son los actores involucrados en el proceso de facturación electrónica en Costa Rica?

Existen distintos actores dentro del proceso de facturación electrónica según el tipo de contribuyente que seas:

• Emisor/Receptor: es el contribuyente que emite los comprobantes electrónicos. Comprende casi la totalidad de entidades y personas ejerciendo actividades comerciales. Todos los emisores electrónicos son también receptores de dichos comprobantes, de acuerdo con la legislación actual.
• Receptor electrónico no emisor: comprende a las personas físicas o jurídicas que gozan de beneficios fiscales y a la Administración Pública.
• Receptor manual: se trata de quién recibe una representación gráfica y tangible del comprobante electrónico en el mismo acto de la compraventa.

🚀**#AsystecTip:** ten presente que debes entregar la factura impresa de ser solicitada por el cliente. Por ejemplo: para el cliente en punto de venta se deberá entregar una representación gráfica de la factura electrónica, denotando validez de la misma.

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